Is uw toegangsbeheersysteem verouderd, en wat voor gevolgen heeft dat?

Hoe komt u erachter of uw systeem voor fysiek toegangsbeheer verouderd is?

Beveiligingssystemen hebben een gemiddelde totale levensduur van vijf tot tien jaar. Het kan dus zijn dat een toegangsbeheersysteem dat u een jaar of twee geleden hebt aangeschaft, nu al niet meer up-to-date is.

De grote uitdaging zit erin om op tijd te realiseren dat uw systeem verouderd is. De meeste fabrikanten willen voorkomen dat u uw systeem gaat vervangen en dan misschien voor een andere leverancier kiest. Ze laten u daarom niet weten dat uw systeem wel een update kan gebruiken. Of ze wachten af totdat ze een kostbaar vervangend systeem op de markt brengen om u vervolgens te vertellen dat uw systeem direct essentiële upgrades nodig heeft. Zo krijgt u weinig tijd om zelf kritisch te kijken welke upgrades het beste bij u passen.

Kenmerken van een verouderd systeem

Maar hoe komt u er dan achter of uw systeem voor fysiek toegangsbeheer aan een update toe is? De belangrijkste kenmerken van een verouderd systeem zijn:

1. Storingen – Uw systeem begint te haperen en het duurt lang voordat reserveonderdelen geleverd worden.
2. Gebrek aan ondersteuning –De fabrikant biedt geen technische ondersteuning meer voor uw systeem. Er komen geen software-updates meer beschikbaar, of het duurt langer voordat ze uitkomen vanwege compatibiliteitsproblemen.
3. Geen interoperabiliteit – Uw bestaande of nieuwe systemen of beveiligingstechnologie kunnen niet worden geïntegreerd met uw toegangsbeheersysteem.
4. Inefficiënt werken – Uw systeem begint langzamer te worden of mist functionaliteit die u nodig hebt. Het kan bijvoorbeeld lastig worden voor teams om informatie uit te wisselen. En het kan dagen duren om rechten bij te werken wanneer medewerkers vertrekken of van functie veranderen.
5. Verminderde productiviteit – Het wordt lastig voor uw technici om problemen met het systeem op te lossen. En terwijl zij op zoek zijn naar een oplossing, verliezen andere collega’s tijd.
6. Groter risico – U kunt de toegang niet nauwkeurig genoeg beheren. Hierdoor zijn uw eigendommen kwetsbaar.
7. Geen groei of ontwikkeling mogelijk – Uw systeem groeit niet mee met het toenemende aantal gebruikers en locaties en het is niet meer mogelijk om nieuwe technologieën of werkwijzen toe te passen.

De belangrijkste kenmerken van een modern toegangsbeheersysteem

In tegenstelling tot verouderde systemen zijn moderne toegangsbeheersystemen enorm flexibel en schaalbaar, en technologisch helemaal up-to-date. U kunt het systeem gemakkelijk aanpassen door meer personen, deuren, locaties en functies toevoegen. Bovendien beschikt het krachtige mogelijkheden voor gegevensverwerking en intuïtieve workflows waardoor veel taken geautomatiseerd kunnen worden.

De hoogwaardige toegangsbeheersystemen van nu kunnen gemakkelijk geïntegreerd worden met andere systemen zoals video- of bezoekersbeheer, biometrische identificatiesystemen en uw HR-database. Ze zijn bovendien gecentraliseerd, dus u kunt al uw locaties, autorisaties en verbonden systemen op afstand beheren via een webgebaseerde interface. Daarbij bieden ze strenge beveiliging op het gebied van toegangsbeheer voor mensen en voertuigen, netwerktoegang en gegevensopslag.

Toekomstbestendig

Een ander belangrijk kenmerk van de beste moderne toegangsbeheersystemen is dat ze toekomstbestendig zijn. Ze kunnen dus gemakkelijk bijgewerkt worden zonder dat ze compleet vervangen moeten worden. Sommige fabrikanten garanderen de ondersteuning van hun systemen in de toekomst. Nedap heeft bijvoorbeeld onlangs de 20e verjaardag van het AEOS-toegangsbeheersysteem gevierd en blijft dit in de toekomst ook ondersteunen en ontwikkelen.

Eerder gaven we al aan dat uw toegangsbeheersysteem verouderd kan zijn of aan het verouderen is als het niet verder kan ontwikkelen. Enkele van deze mogelijke verdere ontwikkelingen zijn:

Cyberbeveiliging

De meeste geavanceerde systemen voor fysiek toegangsbeheer maken gebruik van internetprotocollen (IP) en draaien op software. Dit heeft zo zijn voordelen, maar het houdt ook in dat ze onderdeel uitmaken van uw IT-netwerk. Zowel uw systeem als de daaraan gekoppelde IP-gebaseerde modules moeten dus voldoende beveiligd worden tegen cybercriminaliteit. Denk hierbij aan het klonen van toegangskaarten of het hacken van het systeem om gegevens te stelen of manipuleren of om instellingen te wijzigen om ongeautoriseerde toegang mogelijk te maken.

Aangezien cyberdreigingen altijd veranderen, is het van belang dat u uw systeem regelmatig bijwerkt met de meest recente beveiligingspatches.

Cloudgebaseerde technologie

Net zoals muziek-, tv-, en documentopslagdiensten verhuizen veel beveiligingssystemen en bijbehorende diensten naar de cloud. De voordelen van een toegangsbeheerserver en database in de cloud zijn legio. Zo kunt u bijvoorbeeld uw gegevens en back-ups beheren en weet u zeker dat alle gegevens nog veilig in de cloud staan, mocht de fysieke server uitvallen.

Mobiele functies

Naast de gebruikelijke onderdelen van een toegangsbeheersysteem, zoals toegangspassen en papieren logboeken, wordt steeds meer gebruikgemaakt van mobiele apparaten. Deze zorgen voor extra gemak voor alle gebruikers: bezoekers hoeven niet in de rij te wachten om een tijdelijke pas te krijgen en medewerkers zullen hun telefoon minder snel vergeten dan hun toegangspas. Het gebruik van mobiele apparaten bespaart ook kosten. U hoeft immers geen fysieke passen meer te maken, verdelen en vervangen.

Een mobiel systeem kan bovendien nuttig zijn voor de operators van het systeem. Zo kan een bewaker overal waar hij zich bevindt toegang krijgen tot het systeem en een tablet gebruiken om steekproefsgewijs controles uit te voeren op bezoekers. Een mobiel apparaat kan ook gebruikt worden om presentielijsten bij te houden in het geval van een evacuatie.

Wat zijn de gevolgen van een verouderd toegangsbeheersysteem?

Een verouderd toegangsbeheersysteem kan veel verschillende problemen veroorzaken.

Beveiligings- en veiligheidsproblemen

Een verouderd systeem is in veel gevallen een stuk makkelijker te omzeilen en kan gevoelig zijn voor misdaden zoals gegevensdiefstal en ongeautoriseerde toegang, wat weer kan leiden tot diefstal of zelfs terrorisme. In sommige sectoren is toegangsbeheer van essentieel belang voor het waarborgen van de veiligheid op de werkplek. Als uw systeem niet is opgewassen tegen de dreiging, kunnen mensen ernstig gewond raken of zelfs om het leven komen.

Gebrekkige naleving

Met een verouderd systeem wordt het lastig om de steeds strengere wetgeving, verordeningen en normen na te leven. Zeker in sectoren waar deze regels streng gehandhaafd moeten worden, zoals in de financiële en chemische sector.

Reputatieschade

Als uw beveiligingssysteem omzeild wordt of er niet in slaagt om uw mensen, gegevens of fysieke eigendommen te beschermen, kan uw naam en reputatie flink beschadigd raken. En die herstellen is ontzettend lastig.

Laag moreel en problemen met vinden van personeel

Een systeem dat moeilijk te gebruiken of beperkt is in zijn mogelijkheden, kan het moreel van werknemers zoals de bewakers en receptionisten beïnvloeden. Bovendien kan het ook het vinden van nieuwe, bekwame medewerkers voor deze functies bemoeilijken.

Obstakels bij samenwerking en lage efficiëntie

Als gegevens zijn opgeslagen in verschillende systemen die niet met elkaar communiceren, is het moeilijk voor teams om samen te werken en kansen of besparingen maximaal te benutten. Als uw bedrijfsleider bijvoorbeeld niet weet dat een filiaal op vrijdag normaal gesproken halfleeg is, kan hij niet besparen op catering, verlichting, verwarming, airconditioning enzovoorts.

Hogere kosten

Het kan zijn dat u extra IT- of beveiligingspersoneel moet inhuren of in meer systemen moet investeren om de tekortkomingen van uw systeem te compenseren. Ook kan het zijn dat een verouderd systeem leidt tot hogere verzekeringskosten of zelfs dat u niet uitbetaald krijgt als er een incident plaatsvindt. Een modern toegangsbeheersysteem levert bovendien een kostenbesparing op.

Wilt u weten wat u kunt doen als u denkt dat uw systeem voor fysiek toegangsbeheer verouderd is? En hoe u naadloos kunt overstappen naar een nieuw systeem? Ga dan verder naar deel twee.