Toegangsbeheer verouderd? Zo stapt u naadloos over op een nieuw toegangsbeheersysteem.

Eerste stappen als uw systeem voor fysiek toegangsbeheer verouderd is

Uw systeem voor fysiek toegangsbeheer is verouderd en voldoet niet meer aan uw eisen? Hoe kiest u een vervangend systeem dat bij u past? En wat mag u niet vergeten voor een succesvolle systeemmigratie?

Overleg met andere afdelingen

De eerste en belangrijkste stap is intern overleggen met de juiste mensen over hun wensen en eisen met betrekking tot fysiek toegangsbeheer. Denk hierbij aan afdelingen zoals IT, HR, facilitair management en het beveiligingsteam. Waarom?

• IT

Aangezien de huidige geavanceerde systemen voor fysiek toegangsbeheer op software in uw IP-netwerk draaien, is het van essentieel belang dat u uw IT-team betrekt bij het nemen van beslissingen en de planning. Het IT-team kan u helpen voorkomen dat het nieuwe systeem wordt omzeild, met name door cyberdreigingen, en er tegelijkertijd voor zorgen dat de rest van het IT-netwerk en de systemen die daarmee verbonden, zijn veilig blijven.

• HR

Als uw toegangsbeheersysteem gemakkelijk integreert met uw HR-database, kan dat de beveiliging en efficiëntie verbeteren. Zo kunnen toegangsrechten bijvoorbeeld automatisch worden bijgewerkt als de rollen veranderen. Bovendien hoeven de gegevens niet apart nog eens in uw toegangsbeheersysteem ingevoerd te worden, waardoor u minder tijd kwijt bent en de kans op fouten verkleint. Uw HR-team kan u ook helpen om de privacy van de gegevens van medewerkers te beschermen.

• Facilitair management

Onderschat de input van teams zoals het facilitair management niet. Zij kunnen bijvoorbeeld aangeven welk soort toegangsbeheergegevens en -integraties nodig zijn om uw gebouwen veilig en efficiënt te beheren.

Wie nog meer?

Het is verstandig om ook met andere afdelingen te overleggen, zoals het juridisch team. Zij kunnen u inzicht geven in het steeds groter wordende aantal wetten en richtlijnen waar bedrijven zich aan moeten houden. Zo kunt u een toegangsbeheersysteem kiezen waarmee u zowel deze regels als uw eigen beveiligingsbeleid kunt naleven.

Ervaren externe partners kiezen

Het is belangrijk om naast de juiste interne partners ook de juiste externe partners te kiezen om mee samen te werken. Een nieuw systeem voor fysiek toegangsbeheer biedt een kans om uw doelen, prioriteiten en vereisten weer eens goed onder de loep te nemen. Mogelijk kunt u de veiligheid flink verhogen en veel extra waarde toevoegen.

Een beveiligingsadviseur kan bij het kiezen, ontwerpen, implementeren en in gebruik nemen van een nieuw systeem niet alleen waardevolle kennis en ervaring bieden, maar ook een neutraal standpunt. Het is bijvoorbeeld belangrijk dat in het ontwerp van uw nieuwe systeem rekening gehouden wordt met zowel actuele als toekomstige beveiligingsproblemen én uw veranderende belangen. Daarbij moet u zich niet laten beperken door de functionaliteit van uw huidige systeem. Een adviseur kan u ook helpen bepalen hoe bestaande hardware hergebruikt of vervangen kan worden.

De keuze van de leverancier is ook belangrijk. Wees er zeker van dat deze een neutraal marktoverzicht heeft en u een open platform kan bieden dat geschikt is voor het ontwerp en de integraties die u nodig hebt.

Zorg voor een ijzersterke inkoopprocedure

Niemand zit te wachten op een tijdrovende aanbestedingsprocedure. Maar mocht u toch een aanbesteding uitschrijven voor potentiële leveranciers, dan is het belangrijk dat u zo specifiek mogelijk bent. Zo kunt u appels met appels vergelijken en nauwkeurig zien hoe iedere leverancier omgaat met uw specifieke uitdagingen en vereisten.

Leg in uw aanbestedingsdocument uit wat uw doelstellingen zijn en definieer uw vereisten in de vorm van prestatiespecificaties. Bovendien moet uw inkoopprocedure een stappen bevatten om uw keuze systematisch te beperken, zoals de voorselectie van integrators.

Hoe stapt u naadloos over naar een nieuw toegangsbeheersysteem?

Zodra u een nieuw systeem hebt gekozen, en een integrator die het gaat installeren, moet u gaan nadenken over de beste manier om over te stappen. Als u uw integrator goed hebt gekozen, kan deze u met zijn ruime ervaring en kennis van het systeem prima adviseren. Er zijn echter een aantal belangrijke zaken waar u altijd rekening mee moet houden.

• Migratie van gegevens

Om uw gegevens succesvol te migreren naar een nieuw toegangsbeheersysteem, is het belangrijk om een goede analyse uit te voeren en u voor te bereiden. Hier kan een ervaren installatiepartner u bij van dienst zijn. Maak meteen van de gelegenheid gebruik om uw gegevens op te schonen en te stroomlijnen in één enkele, tijdbesparende ‘bron van waarheid’ in uw nieuwe toegangsbeheersysteem.

• Downtime van het systeem voorkomen

Goede leveranciers kunnen uw systeem al van tevoren bouwen en instellen. Ze kunnen het systeem dan op een externe locatie testen en in bedrijf stellen, zodat ze minder tijd bij u op locatie nodig hebben en het hele proces minder verstoring oplevert. Een hoogwaardig modern toegangsbeheersysteem kan bovendien naast uw huidige systeem draaien. Zo kan de overstap ook geleidelijk en zonder downtime gemaakt worden.

• Hardware en infrastructuur hergebruiken

Migreren naar een nieuw toegangsbeheersysteem houdt niet in dat u al uw hardware, bekabeling en gekoppelde systemen hoeft te vervangen. Als u de juiste keuzes maakt, kunt u veel van uw huidige investeringen behouden – al is het maar voor korte tijd zodat u de verstoring kunt minimaliseren en de kosten kunt spreiden.

• Toegangsbeheer integreren met andere systemen

Een modern systeem voor fysiek toegangsbeheer zou moeten kunnen integreren met een breed scala aan andere systemen, zoals uw bezoekersbeheer en beveiligingscamera’s. Overleg wel eerst met uw integrator voordat u de migratie begint om er zeker van te zijn dat er gecertificeerde en geteste integraties beschikbaar zijn voor uw nieuwe systeem.

• Toekomstbestendig maken

Hoe kunt u er zeker van zijn dat uw nieuwe systeem niet net zo snel veroudert? Dat is geen probleem als u een toekomstbestendig en schaalbaar toegangsbeheersysteem zoals AEOS kiest. AEOS gaat bijna eindeloos mee omdat het gebaseerd is op controllersoftware en de applicaties die regelmatig worden bijgewerkt en toekomstbestendig wordt gemaakt.

Weet u niet zeker of uw systeem het einde van zijn levenscyclus nadert? Lees dan deel 1 waarin uitgelegd wordt hoe u kunt bepalen of uw systeem voor fysiek toegangsbeheer aan een update toe is.