¿Control de acceso obsoleto? Cómo cambiar sin problemas a un nuevo sistema de control de acceso.

Qué es lo primero que debes hacer si tu sistema de control de acceso físico está obsoleto

¿Tu sistema de control de acceso físico está obsoleto o ya no satisface tus necesidades? ¿Qué pasos debes seguir para elegir un sistema de sustitución? ¿Qué debes tener en cuenta para garantizar una migración fluida y exitosa?

Consulta a otros departamentos

Un primer paso fundamental es consultar de manera interna a las personas correspondientes qué desean y necesitan en relación con el sistema de control de acceso físico. Debes consultar a los departamentos de informática, RR. HH. y gestión de instalaciones, por ejemplo, y al equipo de seguridad. Veamos por qué.

• TI

Puesto que los sistemas de control de acceso físico avanzados actuales funcionan con software y se ejecutan en tu red IP, es fundamental que el equipo informático participe en la planificación y toma de decisiones. Te ayudarán a reducir los riesgos de que tu nuevo sistema se vea comprometido, especialmente por los ciberataques, al mismo tiempo que protegerán la red informática más amplia y otros sistemas conectados a ella.

• RR. HH.

Si tu sistema de control de acceso se integra fácilmente con tu base de datos de RR. HH., ofrecerá distintas formas de aumentar la seguridad y la eficiencia. Las autorizaciones se pueden actualizar automáticamente cuando los roles cambian, por ejemplo. Además, no es necesario introducir los datos en el sistema de control de acceso de manera independiente, por lo que se evita perder tiempo y se disminuye el riesgo de errores. Tu equipo de RR. HH. también te puede ayudar a la hora de proteger la privacidad de los datos de los empleados.

• Gestión de instalaciones

No debes pasar por alto la aportación de equipos como el de gestión de las instalaciones. Este equipo puede informarte del tipo de datos de control de acceso e integraciones que te ayudarían a gestionar los edificios de manera eficiente y segura, por ejemplo.

¿Alguien más?

Quizás también quieras consultar a otros departamentos; por ejemplo, al equipo jurídico. Pueden ayudarte a entender mejor el creciente número de normativas y leyes empresariales a las que las empresas están sujetas. De este modo, podrás elegir un sistema de control de acceso que te permita cumplir con ellas y con tus propias políticas de seguridad.

Designa a socios externos experimentados

Además de colaborar internamente con las personas adecuadas, también tendrás que designar a los socios externos adecuados. Invertir en un nuevo sistema de control de acceso es una oportunidad para volver a definir o establecer tus objetivos, prioridades y requisitos. Se trata de una oportunidad para aumentar significativamente la seguridad y ofrecer al mismo tiempo mucho valor añadido.

En lo que respecta a la elección, el diseño, la implementación y la puesta en marcha de un nuevo sistema, un consultor de seguridad puede ofrecerte conocimientos y experiencia inestimables, además de un punto de vista imparcial. Es importante, por ejemplo, que el diseño del nuevo sistema se base en los problemas de seguridad actuales y futuros y en tus necesidades cambiantes; no debería estar limitado por la funcionalidad de tu sistema actual. Un consultor también puede ayudarte a pensar en cómo reutilizar o reemplazar tu hardware actual.

El proveedor que elijas también es fundamental. Asegúrate de que su perspectiva de mercado sea neutral y de que te ofrezca una plataforma abierta capacitada para el diseño y las integraciones que buscas.

Sigue un proceso de compra inquebrantable

Lo ideal es que, si puedes, evites un proceso de licitación que implique mucho tiempo. Pero si presentas a licitación a posibles proveedores, es importante que sea lo más específica posible. De este modo, podrás compararlos y evaluar cómo responde cada uno de los proveedores frente a tus desafíos y necesidades.

En la licitación se deben exponer los objetivos de tu empresa y documentar claramente tus necesidades en una especificación basada en el rendimiento. Además, el proceso de compra debe seguir varios pasos, incluida la preselección de los integradores, para restringir las opciones de manera metódica.

Cómo garantizar un cambio sin problemas a un nuevo sistema de control de acceso

Una vez hayas elegido un sistema nuevo y al integrador que lo instalará, tendrás que pensar en el mejor enfoque para hacer el cambio. Si has elegido bien al integrador, contará con amplia experiencia y con los conocimientos sobre el sistema necesarios para asesorarte correctamente, pero aquí tienes algunos puntos clave que debes plantearte.

• Migración de datos

Para migrar correctamente los datos a un nuevo sistema de control de acceso, es fundamental que realices el análisis y la preparación adecuados; esto es algo con lo que puede ayudarte un socio de instalación con experiencia. No dejes pasar la oportunidad para limpiar y optimizar tus datos y para crear una única fuente de datos que ahorre trabajo en tu nuevo sistema de control de acceso.

• Evitar los periodos de inactividad en el sistema

Los proveedores de calidad son capaces de crear y configurar el sistema con antelación. Y después lo prueban y aceptan fuera de las instalaciones, lo que disminuye las interrupciones en tu empresa y el tiempo empleado in situ. Un moderno sistema de control de acceso de gran calidad puede incluso ejecutarse de manera paralela con tu sistema actual, por lo que el cambio se puede realizar lentamente sin periodos de inactividad.

• Reutilizar el hardware y las infraestructuras

Migrar a un nuevo sistema de control de acceso no tienen por qué implicar reemplazar todo el hardware, el cableado y los sistemas vinculados que ya tienes. Si eliges bien, quizás puedas conservar muchas de las inversiones que ya has hecho, incluso si no es solo a corto plazo para ayudarte a minimizar las interrupciones y extender el desembolso.

• Integrar el control de acceso con otros sistemas

Si eliges un sistema de control de acceso físico, debería poder integrarse con muchos otros sistemas, como la gestión de visitantes y los sistemas de CCTV. Sin embargo, antes de la migración, es importante comprobar con el integrador que hay integraciones certificadas y probadas disponibles para tu nuevo sistema.

• Con garantía de futuro

¿Cómo puedes estar seguro de que tu nuevo sistema no quedará obsoleto pronto? Si eliges un sistema de control de acceso escalable y con garantía de futuro como AEOS, eso no será un problema. La vida útil de AEOS no termina gracias a que se basa en software y el software tanto de los controladores como de la aplicación se actualiza periódicamente y tiene garantía de futuro.

¿No estás seguro de si tu sistema ha llegado o no al final de su vida útil? Lee la parte 1, donde explicamos cómo saber si tu sistema de control de acceso físico está obsoleto.