¿Está tu sistema de control de acceso obsoleto? ¿Qué problemas podría causarte?

¿Cómo puedes saber si tu sistema de control de acceso físico está obsoleto?

Normalmente, la vida útil de los sistemas de seguridad es de entre cinco y diez años. Esto significa que si compraste un sistema de control de acceso físico hace tan solo uno o dos años, quizás ya esté desfasado.

Uno de los principales desafíos es que quizás no te des cuenta de que tu sistema está obsoleto hasta que ya sea demasiado tarde. Muchos fabricantes no quieren poner en marcha un proceso de sustitución y arriesgarse a que consigas un sistema de sustitución a través de otra empresa, por lo que no te informarán cuando tu sistema se esté quedando obsoleto. Quizás esperen hasta tener un sistema de sustitución cuyo coste sea elevado y entonces te dirán que son necesarias actualizaciones críticas de inmediato. Esto no te dará la opción de seguir un exhaustivo proceso de compra para identificar cuál es el mejor método de actualización en tu caso.

Señales de que puede que tu sistema esté obsoleto

¿Qué señales indican que tu sistema de control de acceso físico se ha quedado o se está quedando obsoleto? Los principales puntos en los que debes centrarte son los siguientes:

1. No funciona bien – Tu sistema empieza a dar errores y empiezas a tener problemas técnicos. Y quizás tardes mucho en recibir piezas de repuesto.
2. No recibes asistencia –El fabricante ya no proporciona asistencia técnica para tu sistema. Ya no hay actualizaciones de software o tardan mucho tiempo en lanzarse por problemas de compatibilidad.
3. Falta de interoperabilidad – La tecnología de seguridad o los sistemas nuevos o existentes no se integran con tu sistema de control de acceso.
4. Menor eficiencia – Puede que tu sistema empiece a funcionar más despacio o que no te ofrezca la funcionalidad que necesitas. Es posible que los equipos estén teniendo problemas para compartir información. Y cuando un empleado deja la empresa o cambia de rol, la actualización de las autorizaciones tarda días.
5. La productividad se ve afectada – Es posible que a tu equipo técnico le esté costando mucho crear correcciones para tu sistema. Y mientras consumen el tiempo en trabajar en la corrección, otros compañeros están a la espera de que esté lista.
6. Más riesgos – No puedes controlar el acceso con el nivel de precisión que quieres, por lo que tus activos quedan vulnerables.
7. Incapacidad para crecer o evolucionar – Tu sistema no se puede escalar en lo que respecta a aumentar el número de usuarios o las ubicaciones. Además, no te permite adoptar nuevas tecnologías o formas de trabajar.

Principales características de los sistemas de control de acceso modernos

En contraposición a los sistemas obsoletos, los sistemas de control de acceso modernos y actualizados son muy flexibles y escalables. Se pueden adaptar fácilmente en lo que respecta a añadir más personas, puertas, ubicaciones y funcionalidades. Y disponen de grandes capacidades de procesamiento de datos y flujos de trabajo intuitivos que permiten grandes niveles de automatización.

Los sistemas de control de acceso de gran calidad actuales se integran fácilmente con otros sistemas, como la gestión de vídeos o visitantes, la identificación biométrica y la base de datos de RR. HH. Y están centralizados, lo que permite gestionar todas las ubicaciones, autorizaciones y sistemas conectados de manera remota a través de una interfaz basada en web. Además, ofrecen altos niveles de seguridad en cuanto al control de acceso de personas y vehículos, la protección de la red y el almacenamiento de datos.

Con garantía de futuro

Otra de las principales características del mejor sistema de control de acceso moderno es que ofrece garantía de futuro, por lo que se puede actualizar fácilmente en lugar de tener que reemplazarlo por completo. Algunos fabricantes garantizan que ofrecen asistencia futura para sus sistemas. Por ejemplo, el control de acceso AEOS acaba de cumplir 20 años y Nedap sigue prestándole asistencia y desarrollándolo para el futuro.

Antes hemos mencionado la incapacidad de evolucionar como señal de que tu sistema de control de acceso está obsoleto o está a punto de serlo. Vamos a echar un vistazo a las evoluciones a las que nos referimos.

Ciberseguridad

Los sistemas de control de acceso físico avanzados tienden a basarse en IP y a funcionar con software. Esto aporta muchas ventajas, pero también supone que forman parte de tu red informática, por lo que tanto el sistema como los componentes basados en IP que tiene conectados deben protegerse de manera adecuada contra los ciberdelitos. Entre ellos, la clonación de tarjetas o el hackeo de tu sistema para robar o manipular datos o para modificar los ajustes y permitir el acceso no autorizado.

Las ciberamenazas cambian continuamente, por lo que es importante que tu sistema se actualice de manera periódica con los últimos parches de seguridad.

Tecnología basada en la nube

Al igual que la música, la televisión y los servicios de almacenamiento de documentos, muchos servicios y sistemas de seguridad están empezando a trasladarse a la nube. Disponer de la base de datos y del servidor de control de acceso en la nube puede aportar múltiples ventajas. Incluida la capacidad para gestionar datos y copias de seguridad de manera segura, sabiendo que si un servidor físico falla, hay una copia de seguridad de los datos en la nube.

Funcionalidades móviles

Cada vez se están utilizando más los dispositivos móviles para sustituir a los componentes de control de acceso tradicionales como tarjetas y libros de registro en papel. Son más prácticos para los usuarios; los visitantes no tienen que hacer cola para recibir una tarjeta temporal y es menos probable que los empleados se olviden de su teléfono móvil que de su tarjeta de acceso. Además, el uso de dispositivos móviles puede reducir los costes frente a la producción, distribución y reemplazo de tarjetas físicas.

Asimismo, un sistema móvil puede ser útil para quienes utilizan el sistema. Los vigilantes, por ejemplo, pueden acceder al sistema mientras se mueven con una tableta para hacer verificaciones aleatorias a los visitantes. Durante una evacuación, el dispositivo móvil también se puede usar para reunir a las personas.

¿Qué consecuencias tiene un sistema de control de acceso obsoleto?

Las consecuencias de que tu sistema de control de acceso quede obsoleto pueden ser muy diversas. Entre ellas, encontramos:

Problemas de seguridad

Es probable que un sistema obsoleto sea mucho más débil y podría abrir las puertas a delitos como el robo de datos o la entrada no autorizada, lo que podría suponer un robo real e incluso actuaciones terroristas. En determinados sectores, el control de acceso es especialmente importante para garantizar la seguridad del espacio de trabajo. Si el sistema no está capacitado para el trabajo, podrían producirse lesiones graves e incluso la muerte.

Fallos de cumplimiento

Un sistema obsoleto puede ser muy desafiante a la hora de cumplir con las leyes, normativas y políticas que aumentan constantemente. Sobre todo, en entornos en los que deben ser especialmente exigentes, como en los sectores químico o financiero.

Daños en la reputación

Si tu sistema de seguridad se ve comprometido o deja de proteger a las personas, los datos o los activos físicos, tu marca y reputación podrían verse dañadas de un modo del que es difícil recuperarse.

Desmotivación y problemas de contratación

Un sistema difícil de usar o con limitaciones puede influir en la motivación de empleados como recepcionistas o agentes de seguridad. Además, puede que te resulte más difícil atraer a nuevos empleados buenos para estos puestos.

Obstáculos para la colaboración y la rentabilidad

Cuando los datos se encuentran en silos en distintos sistemas que no se comunican entre sí, es difícil que los equipos colaboren y que se maximicen las oportunidades o los ahorros. Si el gerente de las instalaciones no sabe que un edificio está medio vacío los viernes, por ejemplo, no podrá ahorrar en catering, iluminación, calefacción o aire acondicionado, etc.

Mayores costes

Quizás tengas que contratar a personal informático o de seguridad adicional o invertir en más sistemas para intentar cubrir las deficiencias del tuyo. Trabajar con un sistema obsoleto también puede suponer gastos de seguro más elevados o incluso que no recibas un desembolso en caso de accidente. Y estarás dejando escapar el ahorro en costes que ofrece un sistema de control de acceso moderno.

¿Quieres saber qué pasos debes seguir si crees que tu sistema de control de acceso físico está obsoleto? ¿Y cómo garantizar un cambio sin problemas a un sistema nuevo? Lee la parte 2 aquí.