Veraltete Zutrittskontrolle? So steigen Sie nahtlos auf ein neues Zutrittskontrollsystem um.

Was Sie als erstes tun sollten, wenn Ihr physisches Zutrittskontrollsystem veraltet ist

Ist Ihr Zutrittskontrollsystem veraltet oder entspricht es nicht mehr Ihren Anforderungen? Welche Schritte sollten Sie unternehmen, um das für Sie richtige System zu finden? Was müssen Sie beachten, um eine reibungslose und erfolgreiche Umstellung zu gewährleisten?

Enge Abstimmung mit anderen Abteilungen

Der erste und entscheidende Schritt besteht in der internen Abstimmung mit den richtigen Personen, welche Wünsche und Bedürfnisse sie in Bezug auf die physische Zutrittskontrolle haben. In diesen Dialog sollten Abteilungen wie IT, Personalwesen und Gebäudemanagement ebenso wie Ihr Sicherheitsteam einbezogen werden. Warum ist das wichtig?

• IT

Da moderne Zutrittskontrollsysteme heute softwaregesteuert sind und als Teil Ihres IP-Netzwerks betrieben werden, ist es unerlässlich, Ihr IT-Team in die Planung und Entscheidungsfindung einzubeziehen. Dies kann Ihnen dabei helfen, Risiken für Ihr neues System – insbesondere durch Cyber-Bedrohungen – zu mindern und gleichzeitig Ihr IT-Netzwerk und andere damit verbundene Systeme zu schützen.

• Personal

Wenn sich Ihr Zutrittskontrollsystem problemlos mit Ihrer HR-Datenbank integrieren lässt, bietet dies verschiedene Möglichkeiten, die Sicherheit und Effizienz zu erhöhen. Zum Beispiel können Berechtigungen automatisch aktualisiert werden, wenn sich Rollen verändern. Daten müssen in das Zutrittskontrollsystem dann nicht gesondert eingegeben werden, was den zeitlichen Aufwand verringert und das Fehlerrisiko reduziert. Ihr Personalteam kann Ihnen außerdem dabei helfen, die Daten ihrer Mitarbeiter zu schützen.

• Gebäudemanagement

In vielen Fällen können Teams wie zum Beispiel das Gebäudemanagement wertvollen Input liefern. Sie können Ihnen zum Beispiel sagen, welche Zutrittskontrolldaten und Integrationen ihnen dabei helfen würden, Ihre Gebäude effizient und sicher zu managen.

Wer sonst noch?

Sie sollten gegebenenfalls auch noch andere Abteilungen mit einbeziehen, zum Beispiel die Rechtsabteilung. Dies kann Ihnen ein besseres Verständnis für die wachsende Zahl von Gesetzen und Vorschriften vermitteln, denen Unternehmen unterliegen. So können Sie ein Zutrittskontrollsystem auswählen, dass den rechtlichen Anforderungen entspricht und auch mit Ihren eigenen Sicherheitsrichtlinien konform ist.

Beauftragung erfahrener externer Partner

Sie müssen sich nicht nur intern mit den richtigen Leuten abstimmen, sondern auch die richtigen externen Partner beauftragen. Die Investitionen in ein neues physisches Zutrittskontrollsystem bietet Ihnen die Gelegenheit, Ihre Ziele, Prioritäten und Anforderungen klarzustellen oder neu zu formulieren. Es ist eine Chance, die Sicherheit Ihres Unternehmens deutlich zu erhöhen und gleichzeitig erheblichen Mehrwert zu realisieren.

Wenn es um die Auswahl, das Design, die Einführung und den Betrieb eines neuen Systems geht, kann ein Sicherheitsberater unverzichtbare Kenntnisse und Erfahrungen sowie eine unabhängige, objektive Perspektive bieten. Es ist zum Beispiel wichtig, dass das Design Ihres neuen Systems aktuelle und künftige Sicherheitsfragen und Ihre wechselnden Bedürfnisse berücksichtigt – es sollte nicht durch die Funktionalität Ihres alten Systems eingeschränkt werden. Ein Berater kann Ihnen außerdem dabei helfen zu entscheiden, inwieweit Ihre existierende Hardware weiterhin genutzt werden kann oder ersetzt werden muss.

Die Wahl des richtigen Beraters ist sehr wichtig. Er muss einen neutralen Marktüberblick haben und Ihnen eine offene Plattform bieten können, die das Design und die Integrationsmöglichkeiten ermöglicht, die Sie benötigen.

Ein durchdachtes Beschaffungsverfahren

Am besten vermeidet man natürlich ein zeitaufwändiges Ausschreibungsverfahren. Sollten Sie aber doch einen Auftrag ausschreiben, ist es wichtig, so spezifisch wie möglich zu sein. Nur so können Sie Angebote objektiv vergleichen und einschätzen, wie die einzelnen Anbieter mit Ihren Anforderungen umgehen.

Ihre Ausschreibung sollte Ihre Geschäftsziele erläutern und Ihre Anforderungen im Rahmen einer leistungsbezogenen Spezifikation klar dokumentieren. Ihr Beschaffungsprozess sollte aus mehreren Schritten bestehen, einschließlich der Vorqualifizierung von Integratoren, um das Spektrum Ihrer Optionen systematisch einzugrenzen.

Wie kann die nahtlose Umstellung auf ein neues Zutrittskontrollsystem sichergestellt werden?

Wenn Sie sich für ein neues System entschieden haben und den Integrator ausgewählt haben, der es installieren wird, müssen Sie sich entscheiden, wie die Umstellung am besten umzusetzen ist. Wenn Sie einen erfahrenen Integrator mit umfassender System-Expertise ausgewählt haben, kann Ihnen dieser hierbei sehr hilfreich sein. Hier sind einige Punkte, über die Sie auf jeden Fall nachdenken sollten.

• Datenmigration

Um Ihre Daten erfolgreich auf ein neues Zutrittskontrollsystem zu migrieren, ist es wichtig, eine entsprechende Analyse und Vorbereitung durchzuführen – ein erfahrener Installationspartner kann Ihnen dabei helfen. Sie sollten an dieser Stelle nicht die Gelegenheit verpassen, Ihre Daten zu bereinigen und zu rationalisieren und eine einzige, arbeitssparende „Source of Truth“ in Ihrem neuen Zutrittskontrollsystem schaffen.

• Vermeidung von Ausfallzeiten

Gute Anbieter können Ihr System bereits im Vorfeld bauen und konfigurieren. Das System kann dann vor der Implementierung vor Ort getestet und abgenommen werden, was die Arbeiten vor Ort und die damit einhergehenden Störungen Ihres Geschäftsbetriebs reduziert. Ein hochwertiges modernes Zutrittskontrollsystem kann sogar neben Ihrem alten System arbeiten, so dass der Wechsel allmählich und ohne Ausfallzeiten erfolgen kann.

• Wiederverwendung von Hardware und Infrastruktur

Die Umstellung auf ein neues Zutrittskontrollsystem muss nicht bedeuten, dass sämtliche vorhandene Hardware, Verkabelung und angeschlossenen Systeme ersetzt werden müssen. Wenn Sie die richtige Wahl treffen, können Sie möglicherweise einen erheblichen Teil Ihrer bestehenden Anlagen weiterbenutzen – zumindest auf kurze Sicht, um Störungen des Geschäftsbetriebs zu vermeiden und um die Kosten zu verteilen.

• Integration der Zutrittskontrolle mit anderen Systemen

Ein Zutrittskontrollsystem sollte mit einem breiten Spektrum anderer Systeme integriert werden können, zum Beispiel mit der Besucherverwaltung und der Videoüberwachungsanlage. Es ist wichtig, dass Sie sich vor der Migration mit Ihrem Integrator darüber abstimmen, ob es für Ihr neues System zertifizierte und geprüfte Integrationsmöglichkeiten gibt.

• Zukunftssicherheit garantieren

Wie können Sie gewährleisten, dass Ihr neues System nicht schnell wieder veraltet? Wenn Sie sich für ein zukunftssicheres und skalierbare Zutrittskontrollsystem wie AEOS entscheiden, sollte das kein Problem sein. Da AEOS softwarebasiert ist, hat es keine begrenzte Lebensdauer. Die Software für Controller und Anwendung wird regelmäßig aktualisiert und an die aktuellen Anforderungen angepasst.

Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr System das Ende seiner Lebensdauer erreicht hat oder nicht? In Teil 1 wird Ihnen erklärt, wie Sie feststellen können, ob Ihr physisches Zutrittskontrollsystem veraltet ist.