Przestarzały system kontroli dostępu? Dowiedz się, jak płynnie przejść na nowe rozwiązanie.

Pierwsze kroki w kierunku nowego systemu kontroli dostępu

Czy Twój system kontroli dostępu fizycznego jest przestarzały lub nie spełnia już Twoich potrzeb? Jakie działania podjąć, aby go zastąpić? I jakie czynniki należy rozważyć, aby zagwarantować płynną i pomyślną migrację?

Szczegółowa konsultacja z innymi działami

Pierwszym – i to bardzo ważnym – krokiem jest skonsultowanie się z odpowiednimi osobami w firmie, aby poznać ich wymagania i potrzeby związane z kontrolą dostępu fizycznego. Warto skonsultować się na przykład z działem IT, HR czy działem ds. zarządzania obiektami, a także zespołem ds. bezpieczeństwa. Przyjrzyjmy się, dlaczego to takie ważne.

• Dział IT

Współczesne zaawansowane systemy kontroli dostępu fizycznego działają w firmowej sieci IP i są wspomagane przez oprogramowanie, dlatego należy koniecznie uwzględnić dział IT w procesie planowania i podejmowania decyzji. Pozwoli to ograniczyć ryzyko naruszenia bezpieczeństwa nowego systemu, zwłaszcza przez cyberprzestępców, a także zagwarantować ochronę szerszej sieci IT i innych połączonych z nią systemów.

• Dział HR

System kontroli dostępu, który oferuje łatwą integrację z bazą danych kadrowych, niesie ze sobą wiele możliwości zwiększenia bezpieczeństwa i wydajności. Można na przykład skonfigurować automatyczną aktualizację uprawnień w przypadku zmiany stanowiska. Dodatkowym atutem jest brak konieczności osobnego wprowadzania danych do systemu kontroli dostępu, co przynosi oszczędność czasu i zmniejsza ryzyko błędów. Dział HR może również pomóc zapewnić bezpieczeństwo danych pracowników.

• Dział ds. zarządzania obiektami

Warto wysłuchać również głosów innych osób, na przykład pracowników działu zarządzania obiektami. Mogą oni między innymi wyjaśnić, jakie dane i integracje z zakresu kontroli dostępu ułatwiłyby im sprawne i bezpieczne zarządzanie obiektami.

Inne działy

W razie potrzeby można się skonsultować również z innymi zespołami, np. z działem prawnym. Dzięki temu można lepiej zrozumieć coraz większą liczbę przepisów prawnych i regulacji, którym podlegają firmy, a następnie wybrać system kontroli dostępu, który zapewnia zgodność zarówno z takimi wymogami, jak i z wewnętrznymi zasadami bezpieczeństwa.

Zaangażowanie doświadczonych partnerów zewnętrznych

Oprócz współpracy z właściwymi osobami w obrębie firmy należy zaangażować również odpowiednich partnerów zewnętrznych. Zakup nowego systemu kontroli dostępu to doskonała okazja do wyznaczenia lub doprecyzowania celów, priorytetów i wymogów. Choć systemy te służą przede wszystkim do istotnego zwiększenia bezpieczeństwa, niosą ze sobą wielką wartość dodaną.

Warto skorzystać z usług zewnętrznego konsultanta ds. bezpieczeństwa, który dzięki swej bezcennej wiedzy i doświadczeniu oraz bezstronnemu spojrzeniu ułatwi wybór, zaprojektowanie, wdrożenie i obsługę nowego systemu. Ważną kwestią jest na przykład zadbanie o to, by system został przygotowany z uwzględnieniem obecnych i przyszłych problemów bezpieczeństwa oraz zmieniających się potrzeb, tak aby nie ograniczać się wyłącznie do funkcji właściwych obecnemu rozwiązaniu. Konsultant może także pomóc w ocenie, czy obecny sprzęt może zostać wykorzystany podobnie czy wymaga wymiany.

Równie istotny jest wybór dostawcy rozwiązania. Należy zadbać o to, aby była to firma o bezstronnym spojrzeniu na rynek, oferująca otwartą platformę przystosowaną do integracji i wymagań projektowych, na których nam zależy.

Rzetelny proces zaopatrzenia

Procedury przetargowe są czasochłonne, dlatego w miarę możliwości należy ich unikać. W razie podjęcia decyzji o ogłoszeniu przetargu należy jednak zadbać o to, aby potencjalni dostawcy otrzymali możliwie jak najbardziej precyzyjne informacje. Umożliwi to niezwykle precyzyjne porównanie oferentów i ocenę ich zdolności do sprostania konkretnym wyzwaniom i wymogom.

W ramach przetargu należy wyjaśnić cele biznesowe i szczegółowo udokumentować wymagania w postaci specyfikacji określającej oczekiwane wyniki. Proces zaopatrzenia powinien się składać z kilku etapów, w tym procedury wstępnej kwalifikacji integratorów rozwiązań, co pozwoli na metodyczne zawężanie grona potencjalnych partnerów.

Jak płynnie przejść na nowy system kontroli dostępu?

Po wybraniu nowego systemu oraz integratora, który będzie go instalował, należy się zastanowić, jakie podejście do wdrażania będzie najlepsze. Starannie wybrany integrator powinien się wykazywać rozległym doświadczeniem i znajomością systemu, które pozwalają mu udzielać cennych porad, jednak warto rozważyć kilka kwestii omówionych poniżej.

• Migracja danych

Aby przeprowadzić pomyślną migrację danych do nowego systemu kontroli dostępu, należy koniecznie przeprowadzić odpowiednie analizy i prace przygotowawcze. Można tego dokonać łatwiej dzięki wsparciu doświadczonego instalatora. Warto skorzystać z okazji, aby udoskonalić i uporządkować dane, tak aby nowy system kontroli dostępu stanowił pojedyncze źródło informacji i tym samym zmniejszał nakłady pracy.

• Unikanie przestojów systemu

Rzetelni dostawcy mogą z wyprzedzeniem opracować i skonfigurować system, a następnie przetestować go i zatwierdzić poza miejscem wdrożenia, co pozwala ograniczyć późniejsze zakłócenia i skrócić czas instalacji. Nowoczesny, cechujący się wysoką jakością system kontroli dostępu może nawet pracować równolegle z dotychczasowym rozwiązaniem, co pozwala na spokojne wdrożenie go bez przestojów.

• Ponowne wykorzystanie dotychczasowego sprzętu i infrastruktury

Migracja do nowego systemu kontroli dostępu nie musi się wiązać z wymianą całego wyposażenia, okablowania i wszystkich powiązanych systemów. Dokonanie właściwego wyboru może pozwolić na utrzymanie wielu dotychczasowych zasobów, nawet jeśli jest to jedynie tymczasowe rozwiązanie z myślą o ograniczeniu zakłóceń i odpowiednim rozłożeniu nakładów.

• Integracja systemu kontroli dostępu z innymi rozwiązaniami

Wybrany system kontroli dostępu fizycznego powinien oferować możliwość integracji z wieloma innymi rozwiązaniami, służącymi na przykład do zarządzania odwiedzinami lub monitoringu wizyjnego. Przed migracją należy skonsultować się z integratorem w celu ustalenia, czy dostępne są certyfikowane i sprawdzone integracje możliwe do zintegrowania z nowym systemem. .

• Optymalizowanie pod kątem przyszłych rozwiązań

Jak zyskać pewność, że nowy system nie stanie się szybko przestarzały jak jego poprzednik? Wybranie systemu kontroli dostępu takiego jak AEOS, który jest skalowalny i zoptymalizowany pod kątem przyszłych rozwiązań, pozwala uniknąć tego problemu. AEOS nie ma ograniczonego okresu eksploatacji, ponieważ jest oparty na oprogramowaniu, a zarówno kontrolery, jak i aplikacje są poddawane regularnym aktualizacjom i zmianom pod kątem przyszłych rozwiązań.

Nie masz pewności, czy Twój system zbliża się do końca okresu użyteczności? Przeczytaj część 1, aby dowiedzieć się, po czym poznać, że system kontroli dostępu fizycznego jest przestarzały.