Immer mehr Unternehmen stellen um auf hybride Arbeitsmodelle, Hotdesking und flexibles Arbeiten – Schließfächer spielen dadurch eine Schlüsselrolle in Arbeitsbereichen, um nach dem Wegfall traditioneller Schreibtische eine sichere Aufbewahrungsmöglichkeit zu gewährleisten. Schließfächer werden nicht nur für die Aufbewahrung persönlicher Gegenstände in Büros, Schulen, Fitnessstudios und öffentlichen Gebäuden verwendet. Sie kommen auch bei der sicheren Aufbewahrung von Geräten und Dokumenten, zur Abgabe und Abholung sowie bei der Kontrolle des Gebrauchs von Gegenständen wie Handscannern und Werkzeugen zum Einsatz.
Schließfachmanagementsysteme sind für viele Organisationen somit eine wichtige Investition. Worauf sollten Sie bei der Anschaffung achten, um sicherzustellen, dass es sich um ein sicheres und intelligentes System handelt, dass alle nötigen Funktionen sowie die gewünschte Flexibilität bietet?
6 wichtige Aspekte bei modernen Schließfachmanagementsystemen
1. Einfache Verwaltung Tausender Schließfächer
Egal, ob Sie Hunderte oder Tausende Schließfächer managen, ohne das richtige Schließfachmanagementsystem wird dies schnell zu einer Mammutaufgabe. Halten Sie nach einem System Ausschau, das einfach zu bedienen ist und über das Sie die Schließfächer auch remote managen können – idealerweise über ein Mobilgerät für ultimative Flexibilität.
Optimalerweise bietet Ihr Managementsystem außerdem leicht abrufbare Daten, die analysiert werden können, um fundierte Entscheidungen zu Schließfächern zu treffen.
2. Praktischer für Mitarbeiter
Es reicht jedoch nicht aus, wenn Ihr System einfach nur leicht zu verwalten ist. Es muss auch praktisch für die Benutzer sein. Niemand will in einer Warteschlange stehen oder komplizierte Anweisungen befolgen. Wählen Sie also ein System, das einen einfachen Zugriff auf Schließfächer erlaubt und eine Anlaufstelle bietet, sollten die Nutzer Hilfe benötigen.
Schlüssel können für alle Nutzer sowie auch für Verwalter von Schließfächern ein Problem darstellen. Sie gehen schnell verloren oder können abbrechen. Eine alternative Methode zum Auf- und Zusperren von Schließfächern ist zu bevorzugen. Dies könnten beispielsweise virtuelle Zugangsdaten auf Smartphones oder biometrische Merkmale wie Fingerabdrücke oder Gesichtserkennung sein.
3. Einfache Schließfachverwaltung über Zutrittskontrolle
Ist Ihr Schließfachmanagementsystem mit Ihrem physischen Zutrittskontrollsystem verbunden, steigt die Effizienz und Sicherheit. Sie können Ihre Zutrittskontrollregeln auf die Schließfächer ausweiten. Haben Mitarbeiter beispielsweise nur während ihrer Schicht Zutritt zu einem Gebäude, können Sie das System so einstellen, dass sie auch nur während ihrer Schicht Zugriff auf ihr Schließfach haben.
Die Zusammenlegung des Schließfachmanagements mit der physischen Zutrittskontrolle bedeutet auch, dass Mitarbeiter die gleiche ID (z. B. einen Mitarbeiterausweis) verwenden, um Türen, Schranken, Schließfächer etc. zu öffnen.
4. Integration des Schließfachmanagements mit anderen Systemen
Es ist sehr hilfreich, wenn Ihr Schließfachmanagementsystem einfach in andere Systeme integriert werden kann, wie beispielsweise HR- oder Besucherverwaltung oder Ihr Zutrittskontrollsystem. In diesem Fall können Sie den Zugriff auf Schließfächer und andere verriegelbare Aufbewahrungsorte nach Rolle, Abteilung, Schichtplänen usw. regeln.
Sie sparen Zeit und reduzieren Fehler, indem Sie Aufgaben zentralisieren und Redundanz vermeiden.
5. Zeit- und Platzersparnis
Entscheiden Sie sich für ein Schließfachmanagementsystem, das eine dynamische Nutzung erlaubt. Nutzer können ein freies Schließfach auswählen und es so lange nutzen, wie sie es brauchen (oder so lange, wie Sie das Schließfach freigeben). Sie sparen Platz und Geld, da Sie nicht für jeden Mitarbeiter ein eigenes Schließfach bereitstellen müssen.
Möchten Sie noch mehr Geld sparen? Dann suchen Sie nach einem System ohne Batterien, die ausgetauscht werden müssen, oder Schlüssel, die verloren gehen können. Je geringer der Stromverbrauch, desto geringer sind auch Ihre Energiekosten.
6. Hohe Sicherheit
Selbstverständlich sollte Ihr Schließfachmanagementsystem ein angemessenes Maß an Sicherheit bieten. Dies gilt vor allem dann, wenn Sie wertvolle Gegenstände darin aufbewahren möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie ein System auswählen, dessen Schließmechanismus nicht manipuliert werden kann. IP-basierte Systeme sind die besten Schließfachmanagementsysteme. Aber stellen Sie sicher, dass sie auch cybersicher sind, um Angriffe von Hackern zu vermeiden.
Eine Möglichkeit für die Nachverfolgung und Berichterstattung im Schließfachmanagementsystem ist ebenfalls sinnvoll. Sollte es zu einem Vorfall kommen, können Sie einfach und effizient nachvollziehen, wer das Schließfach zu welchem Zeitpunkt verwendet hat.
Sollten Sie weitere Informationen dazu benötigen, wie AEOS Locker Management diese Kriterien erfüllt, kontaktieren Sie uns.
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